วันอาทิตย์ที่ 23 ธันวาคม พ.ศ. 2555

หลักการออกแบบฐานข้อมูล



การออกแบบฐานข้อมูล

หลักการออกแบบฐานข้อมูล

          การออกแบบฐานข้อมูลเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก  ถ้าทำอย่างรอบคอบและถูกต้องจะทำให้ระบบฐานข้อมูลของงานนั้นมีความครบถ้วน  ไม่ซ้ำซ้อน  และมีความถูกต้อง  มีผู้กล่าวว่าการออกแบบฐานข้อมูลเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์  เพราะผู้ออกแบบฐานข้อมูลจะต้องอาศัยเทคนิคในการออกแบบประกอบกับประสบการณ์  ช่วยในการออกแบบฐานข้อมูล
          ในกระบวนการออกแบบฐานข้อมูลนั้นจะมีหลักการบางอย่างเป็นแนวทางในการดำเนินการ หลักการแรกคือข้อมูลซ้ำ (หรือที่เรียกว่าข้อมูลซ้ำซ้อน) ไม่ใช่สิ่งที่ดี เนื่องจากเปลืองพื้นที่และอาจทำให้มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นรวมถึงเกิดความไม่สอดคล้องกัน หลักการที่สองคือความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง รายงานต่างๆ ที่ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลจะมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องตามไปด้วย ส่งผลให้การตัดสินใจต่างๆ ที่คุณได้กระทำโดยยึดตามรายงานเหล่านั้นจะไม่ถูกต้องด้วยเช่นกัน

หลักการเลือกโปรแกรมระบบฐานข้อมูล
                การเลือกโปรแกรมระบบฐานข้อมูลมีข้อที่ควรคำนึงถึงต่อไปนี้
จำนวนข้อมูลที่รองรับได้ องค์กรขนาดย่อมอาจไม่ต้องคำนึงถึงมากนักแต่ต้องคิดถึงการขยายในอนาคตด้วย
วิธีการนำข้อมูลไปใช้  โปรแกรมระบบฐานข้อมูลทุกชนิด จะมีการเตรียมวิธีการนำข้อมูลไปใช้ไว้อยู่แล้ว แต่รูปแบบของการนำไปใช้ จะแตกต่างกัน ในแต่ละประเภท ตรงนี้ เราต้องคำนึงถึงว่า การนำไปใช้ของเราเป็นลักษณะใด เช่น เราต้องการรายงานออกมาในรูปตารางสรุป หรือ อาจต้องการในรูปของกราฟแสดงผล นอกจากนั้น ยังต้องคำนึงถึงว่า การถ่ายข้อมูลไปยังโปรแกรมอื่นๆที่เกี่ยวข้องกระทำได้หรือไม่ มีรูปแบบการนำข้อมูลออกตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เช่น ต้องการนำข้อมูลไปเข้าโปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติ เป็นต้น
ความเป็นมาตรฐาน ความแพร่หลาย ถ้าเราใช้โปรแกรมที่มีจำนวนผู้ใช้มาก ก็จะทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลสะดวกขึ้น นอกจากนั้นยังสามารถ ขอความช่วยเหลือและพัฒนาระบบต่อได้โดยง่าย
ระบบความปลอดภัย ต้องคำนึงถึงทั้งการเก็บสำรองข้อมูลในกรณีเกิดปัญหาทางฮาร์ดแวร์  และ ระบบป้องกันการเข้าถึงข้อมูลในกรณีที่เป็นข้อมูลลับที่อาจมีการขโมยข้อมูลเกิดขึ้น
ราคา โดยปกติแล้ว โปรแกรมที่มีความสามารถสูงก็ย่อมมีราคาแพง เราอาจต้องประเมินดูว่า จริงๆแล้วเราต้องการความสามารถนั้นๆหรือเปล่า
การออกแบบฐานข้อมูลที่ดีคือ
  • แบ่งข้อมูลของคุณลงในตารางต่างๆ ตามหัวเรื่องเพื่อลดการซ้ำซ้อนกันของข้อมูล
  • ใส่ข้อมูลที่จำเป็นลงใน Access เพื่อรวมข้อมูลในตารางต่างๆ เข้าด้วยกันตามต้องการ
  • ช่วยสนับสนุนและรับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ
  • ตอบสนองต่อความต้องการในการประมวลผลข้อมูลและการรายงานของคุณ

กระบวนการออกแบบ

กระบวนการออกแบบประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
  • กำหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ    
การทำเช่นนี้จะเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับขั้นตอนในขั้นต่อๆ ไป
  • ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ     
รวบรวมข้อมูลทุกชนิดที่คุณอาจต้องการบันทึกลงในฐานข้อมูล เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์และหมายเลขใบสั่งซื้อ
  • แบ่งข้อมูลลงในตารางต่างๆ    
แบ่งรายการข้อมูลของคุณออกเป็นกลุ่มหรือหัวเรื่องหลักๆ เช่น ผลิตภัณฑ์ หรือใบสั่งซื้อ จากนั้นแต่ละหัวเรื่องจะถูกนำมาทำเป็นตาราง
  • เปลี่ยนรายการของข้อมูลให้เป็นคอลัมน์ต่างๆ    
ตัดสินใจว่าคุณต้องการเก็บข้อมูลอะไรในตารางแต่ละตาราง รายการแต่ละรายการจะกลายเป็นเขตข้อมูล และแสดงเป็นคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น ตารางพนักงานอาจมีเขตข้อมูลเช่น นามสกุลและวันที่จ้างงาน
  • ระบุคีย์หลัก    
เลือกคีย์หลักของตารางแต่ละตาราง คีย์หลักคือคอลัมน์ที่ใช้เพื่อระบุแต่ละแถวแบบไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ หรือ ID ใบสั่งซื้อ
  • กำหนดความสัมพันธ์ของตาราง    
ดูที่ตารางแต่ละตารางแล้วพิจารณาว่าข้อมูลในตารางหนึ่งสัมพันธ์กับข้อมูลในตารางอื่นๆ อย่างไร ให้เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางหรือสร้างตารางใหม่เพื่อระบุความสัมพันธ์ต่างๆ ให้ชัดเจนตามต้องการ
  • การปรับการออกแบบให้ดียิ่งขึ้น    
วิเคราะห์การออกแบบของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาด สร้างตารางแล้วเพิ่มระเบียนข้อมูลตัวอย่างสองสามระเบียน ให้ดูว่าคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการจากตารางของคุณหรือไม่ ปรับเปลี่ยนการออกแบบตามต้องการ
  • การใช้กฎ Normalization    
ใช้กฎ Normalization ข้อมูลเพื่อดูว่าตารางของคุณมีโครงสร้างที่ถูกต้องหรือไม่ ปรับเปลี่ยนการออกแบบได้ถ้าจำเป็น

ตัวอย่างฐานข้อมูล

เช่น
          ฐานข้อมูลระบบห้องสมุด ยืม-คืน จะเป็นการจัดการเกี่ยวกับการยืม-คืนหนังสือ ให้ง่ายต่อการค้นหา จะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลหนังสือ ข้อมูลการยืม ข้อมูลการคืน รหัสและประเภทหนังสือ ฯลฯ ทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น


ขั้นตอนการใช้ฐานข้อมูลที่ใช้ได้จริง

การบริการเช่า-ยืม หนังสือ

หน้า รายการยืม /คืน/ค้นหาหนังสือ/บริการสมาชิก
หน้าจอจะปรากฏปุ่มต่างๆ ดังนี้
1. เช่าหนังสือ (F1)
2. คืนหนังสือ (F2)
3. ค้นหาหนังสือ (F3)
4. บริการสมาชิก (F4)
5. ขายสินค้า (F5)
6. ระบบจองหนังสือ
7. ระบบ เช่า-ยืม
8. ระบบประวัติหนังสือ
9. ระบบสำรองข้อมูล
10. จบ (F12)

1. เช่าหนังสือ (F1) วิธีการใช้งานดังนี้

1. ใส่รหัสสมาชิก จะปรากฎชื่อสมาชิกขึ้นมาอัตโนมัติ หากสมาชิกมีรูปจะถูกแสดงขึ้นมาแบบอัติโนมัติ
2. เลือกประเภทการเช่า ซึ่งเป็นการเลือกชนิดของการใช้บัตรต่างๆวางประกันหรือการใช้เงิน
สดวางประกันค่าหนังสือไว้ (ถ้าเลือกประเภทการเช่าโดยการวางเงินสดจะมีช่องให้ใส่จำนวนเงินที่วางประกันหรือเงินมัดจำที่ใต้ช่องเงินประกันคงเหลือ)
3. ใช้เมาส์คลิกที่ช่องรหัสหนังสือแล้วกด enter ถ้าใช้เครื่องสแกนบาร์โค๊ดไม่ต้องกด enter ให้สแกนเล่มต่อไปได้เลย
4. เมื่อทำการใช่รหัสหนังสือแล้ว ข้อมูลของหนังสือจะปรากฎขึ้นที่หน้าจอโดยอัตโนมัติที่ช่อง รวมราคาปกติ  และในตาราง รหัส ชื่อหนังสือ ราคาปก ค่าเช่า/วัน จำนวนเล่ม
5. ทำการบันทึกข้อมูลหลังจากสแกนหนังสือครบจำนวนที่ผู้เช่าทำความต้องการเช่า ตามจำนวนที่มีการทำรายการหนังสือ กดปุ่ม SAVE บันทึกข้อมูล หรือกด(F7)
6. หากป้อนข้อมูลผิดพลาดให้กดปุ่ม ยกเลิก ทำรายการใหม่ หรือกด (F9) แล้วทำซ้ำในข้อ 1-5
7. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F10)
8. หากต้องการค้างชำระ ให้รับค่าเช่าตามยอดจริง
รายละเอียดการแสดงค่าต่างๆของหน้าเช่า
กรณีทำส่วนลดค่าเช่า
อื่นๆ
2. คืนหนังสือ (F2) วิธีการใช้งานดังนี้
เมื่อคลิกที่ปุ่ม คืนหนังสือ หรือกด(F2) หน้าจอจะปรากฎการคืนหนังสือ โดยเริ่มต้น ดังนี้
1. ช่องรหัสหนังสือ คือ ช่องที่จะต้องใส่เลขรหัสหนังสือที่ถูกเช่าแล้วโดยจะต้องใส่ตัวเลขรหัสหนังสือเล่มนั้นลงไปแล้วกด enter ก่อนจะใส่เลขรหัสเล่มต่อไป หรือใช้เครื่อง สแกน ทำการสแกนบาร์โค๊ดที่ติดอยู่ที่หน้าปกหนังสือแต่ละเล่มโดยไม่ต้องกด enter
2. เมื่อทำการใส่เลขรหัสลงในช่อง รหัส แล้วจะปรากฎรายละเอียดการเช่าโดยอัตโนมัติ คือในช่อง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก ค่าเช่าค้างชำระ รวมราคาปก ประเภทบัตร เงินประกันเหลือ จำนวนหนังสือค้างส่ง และรวมค่าเช่า(แสดงค่าเช่ารวมและในตารางจะแสดง รหัส ชื่อหนังสือ วันที่เช่า จำนวนวัน และรวมค่าเช่า โปรแกรมจะทำการคำนวณราคาค่าเช่าหนังสือโดยอัตโนมัติตามวันที่เช่าไปจริง(คิดตามวันเวลาในเครื่องคอมฯ)
3. โปรแกรมจะมีส่วนของการตรวจสอบหนังสือค้างส่งของสมาชิกแต่ละคนได้ ถ้าต้องการ
ดูว่าสมาชิกท่านใดค้างส่งหนังสือเล่มใดบ้าง สามารถตรวจสอบได้โดยกดปุ่ม แสดงหนังสือค้างส่งหรือกด(F6)
4. เมื่อรับค่าเช่าตามจำนวนที่ระบุไว้ในโปรแกรม ให้กรอกข้อมูลค่าเช่าที่รับมาในช่อง รับ
ชำระค่าเช่า ถ้าต้องการลดค่าเช่าให้ลูกค้า ต้องกรอกตัวเลขส่วนลดลงในช่อง ส่วนลดค่าเช่าหนังสือแต่จะต้องหักลบจำนวนเงินค่าเช่าที่รับชำระลงในช่อง รับชำระค่าเช่า ด้วย
5. ถ้าในกรณีที่ผู้เช่าวางเงินสดประกันไว้ ให้ใส่ตัวเลขจำนวนเงินที่วางประกันไว้ในช่อง คืน
เงินประกัน ด้วย
6. ทำการเก็บข้อมูลทุกครั้งเมื่อมีการทำรายการโดยกดปุ่ม SAVE เก็บข้อมูลหรือกด (F7)
7. ถ้าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าไม่ครบตามจำนวนค่าเช่าหรือค้างชำระไว้ ให้กรอกจำนวนเงินที่รับมา
จริง ในช่อง รับชำระค่าเช่า เช่น ค่าเช่า 35 บาท จ่ายจริง 30 บาทให้กรอกข้องมูล 30 ลงไป เมื่อทำการกดปุ่ม SAVE เก็บข้อมูล หรือกด(F7) โปรแกรมจะบันทึกไว้ว่าสมาชิกท่านนั้นมีค่าเช่าค้างชำระเป็นเงิน บาท
8. ถ้าต้องการทำรายการใหม่ให้กดปุ่ม ยกเลิก รายการใหม่ หรือกด (F9) แล้วทำซ้ำข้อ1-7
3. ค้นหาหนังสือ (F3) วิธีการใช้งานดังนี้

เมื่อคลิกปุ่ม ค้นหาหนังสือ หรือกด (F3) หน้าจอ จะปรากฏ เงื่อนไขการค้นหาหนังสือ

1. พิมพ์ชื่อหนังสือหรือข้อมูลหนังสือที่ต้องการค้นหา กดปุ่ม ค้นหา หรือกด (F5
โปรแกรมจะแสดงข้อมูลของหนังสือเล่มนั้นๆโดยอัตโนมัติ รายละเอียดดังนี้คือ รหัส ชื่อหนังสือ ลำดับ ราคาปก ค่าเช่า/วัน จำนวนที่อยู่ในร้าน(หนังสือถูกเช่าไปหรือไม่ ถ้าเป็น แสดงว่าหนังสือถูกเช่าไปแล้วไม่อยู่ในร้าน ข้อมูลจะแสดงจำนวนหนังสือเล่มนั้นๆตรวจสอบหนังสือที่อยู่ในร้านครบหรือไม่)และแสดงวันที่ครบกำหนดคืน
2. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F10)
4. บริการสมาชิก (F4) วิธีการใช้งานดังนี้

เมื่อกดปุ่ม บริการสมาชิก หรือกด (F4) หน้าจอจะปรากฎส่วนของการบริการสมาชิกเพื่อเป็นการตรวจสอบข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับสมาชิก ดังนี้

1. กรอกรหัสสมาชิก หรือชื่อสมาชิก เครื่องจะแสดงข้อมูลของสมาชิกโดยอัตโนมัติ
2. ถ้าสมาชิกมีค่าเช่าค้างชำระก็จะปรากฎจำนวนเงินที่ค้างชำระ ถ้าสมาชิกต้องการจ่ายให้
กรอกข้อมูลที่ช่อง ชำระค่าเช่างวดนี้ ตามจำนวนที่รับมา แล้วกด SAVE เก็บข้อมูล หรือ กด(F5)
3. ถ้าสมาชิกมีหนังสือค้างส่งในช่อง ค้างส่ง จะปรากฏจำนวนเล่มที่ค้างส่ง สามารถตรวจ
สอบรายชื่อหนังสือค้างส่งได้ เมื่อกดปุ่ม หนังสือค้างส่ง หรือกด (F7) จะ ปรากฏข้อมูลในตารางดังนี้ วันที่เช่า รหัส รายชื่อหนังสือค้างส่ง ราคาปก ราคาเช่า
4. ถ้าต้องการดูรายชื่อหนังสือที่สมาชิกรายนั้นๆเคยเช่าไปแล้วสามารถดูได้จากประวัติการ
เช่า กดปุ่ม ประวัติการเช่า หรือกด (F6) หน้าจอจะปรากฏ เลขรหัส รายชื่อหนังสือ วันที่เช่า ของสมาชิกรายนั้นๆที่เคยเช่าไปแล้วจนถึงปัจจุบัน
5. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F10)
รายงาน

ในส่วนของการรายงานนั้นจะเป็นขั้นตอนของการตรวจเช็คข้อมูลต่างๆซึ่งจะเเป็นการแสดงรายละเอียดของข้อมูลต่างๆตามที่เราต้องการทราบ ดังนี้

- พิมพ์รายชื่อหนังสือ เป็นการแสดงรายงานรายชื่อหนังสือ สามารถระบุ สนพผู้แต่ง ประเภทหนังสือ

- พิมพ์บาร์โค๊ดติดหนังสือ เป็นการสร้างบาร์โค๊ดที่ใช้ติดปกหนังสือ ซึ่งสามารถกำหนดรหัสเริ่มต้นได้ สั่งพิมพ์ระบุจำนวนได้
- พิมพ์บัตรสมาชิก บาร์โค๊ด เป็นการสร้างบัตรสมาชิกซึ่งเป็นจะรหัสสมาชิก บาร์โค๊ด สามารถกำหนดรหัสสมาชิกได้ สั่งพิมพ์ระบุจำนวนได้
- รายงานรายชื่อสมาชิก เป็นการแสดงข้อมูล รายชื่อ รายละเอียดของสมาชิก โดยกำหนดรหัสสมาชิกที่ต้องการทราบข้อมูลได้ หรือทีละหลายๆรหัสสมาชิกได้ หรือจะกำหนดจากวันที่เกิดของสมาชิกได้แล้วพิมพ์รายงานออกมา
- รายงานหนังสือใหม่ เป็นการรายงานหนังสือที่ทำรหัสใหม่ ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบว่ามีหนังสือใหม่เข้าร้านหรือไม่ แล้วพิมพ์รายงานออกมา
- รายงานสรุปรายได้จากการให้เช่าหนังสือ เป็นการรายงานรายได้ในแต่ละวันที่ได้รับค่าเช่าซึ่งจะรายงาน วันที่ จำนวนสมาชิกที่เข้าร้านแล้วจ่ายค่าเช่า จำนวนค่าเช่าที่ได้รับวันนั้นๆ จำนวนส่วนลดในวันนั้นๆ ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบ
- รายงานรายละเอียดรายได้จากการให้เช่าหนังสือ เป็นการรายงานรายละเอียดรายได้ที่ได้จากสมาชิกแต่ละคนในแต่ละวัน ซึ่งจะรายงาน วันที่ รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก จำนวนค่าเช่าที่ได้รับวันนั้นๆ ส่วนลดผู้รับ เวลาที่รับค่าเช่า ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบแล้วพิมพ์รายงานออกมา
- รายงานสรุปเงินประกันเข้า/ออก เป็นการสรุปรายงานจำนวนเงินจากการวางเงินประกัน ที่เข้า/ออก จากสมาชิกรายใดบ้าง และได้คืนให้แก่สมาชิกรายใดบ้าง ซึ่งสามารถตรวจสอบวันเวลาได้ ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบแล้วพิมพ์รายงานออกมา
- รายงานรายละเอียดเงินประกันคงเหลือ เป็นการรายงานรายละเอียดเงินประกันคงเหลือของสมาชิกแต่ละคนในแต่ละวัน ซึ่งจะรายงาน รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก ที่อยู่ เงินประกัน รวมเงิน ซึ่งสามารถเรียกดูได้
- รายงานสรุปค้างชำระค่าเช่า เป็นการรายงานข้อมูลของสมาชิกทั้งหมด ที่ค้างชำระค่าเช่าหนังสือซึ่งจะแสดง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก ที่อยู่ ค้างค่าเช่า และยอดรวม
- รายงานสรุปค่าใช้จ่ายประจำงวด เป็นการรายงานสรุปค่าใช้จ่ายที่เราทำการบันทึกไว้ ที่ส่วน รายการค่าใช้จ่ายประจำวัน ซึ่งเราสามารถตรวจสอบดูได้ในส่วนนี้ ซึ่งจะแสดง วันที่ ค่าใช้จ่าย รายละเอียดค่าใช้จ่าย จำนวนจ่าย ผู้พิมพ์บันทึกค่าใช้จ่าย และเวลา
- รายงานหนังสือส่งคืนเข้าร้าน เป็นการแสดงรายละเอียดการส่งหนังสือคืนเข้าร้าน ซึ่งจะแสดง วันที่ รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ จำนวนวันที่เช่า ค่าเช่า/วัน รวมค่าเช่า เวลา
- รายงานหนังสือค้างส่ง เป็นการรายงานหนังสือค้างส่งของสมาชิก โดยสามารถตรวจสอบและเรียกดูได้โดย ระบุรหัสสมาชิกที่ต้องการทราบ(สามารถดูได้หลายสมาชิกแล้วพิมพ์รายงานออกมา
- รายงานความเคลื่อนไหวหนังสือ จะเป็นการตรวจสอบความเคลื่อนไหวหนังสือที่ถูกเช่ามากที่สุดและน้อยที่สุด โดยระบุวันที่ เดือน ปี ที่เริ่มต้นถึงวันที่ต้องการทราบ แล้วพิมพ์รายงานออกมา
- รายงานหนังสือจะสูญหาย เป็นการประเมิณความน่าจะเป็นว่าหนังสือได้หายจากร้านดดยลูกค้าไม่นำมาคืน
- -รายงาน จดหมาย คือการออกจดหมายทวงแก่สมาชิกนั้นๆโดยกำหนด จากรหัสสมาชิก
- รายงาน
หมายเหตุ ในส่วนของการรายงานนี้สามารถพิมพ์รายงานทางเครื่องพิมพ์ได้

ข้อมูลหลัก

เป็นการกำหนดรายละเอียดข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการเพื่อเก็บบันทึก จัดหมวด จัดระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ดังนี้ ข้อมูลหนังสือ เป็นการเรียกดูข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับหนังสือ หน้าจอปรากฏเหมือนการเพิ่มหนังสือใหม่ ซึ่งสามารถปรับปรุงแก้ไขและลบ ได้ การเพิ่มหนังสือใหม่
1. รหัสหนังสือคือจำนวนหนังสือที่ต้องการจัดเก็บในฐานข้อมูล แนะนำโปรแกรมนี้จะตั้งไว้ที่ หลัก ควรเริ่มหนังสือเล่มแรกเป็น 000001 หรือแล้วแต่จะกำหนด การบันทึกข้อมูลในเล่มต่อไปโปรแกรมจะตั้งให้เป็น
2. ควรกรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง เพื่อเป็นข้อมูลในการค้นหาหนังสือและการทำประวัติ
หนังสือและการกำหนดค่าเช่า
3. หากต้องการลบ ข้อมูลหนังสือเล่มใดๆ ออกจากโปรแกรมให้ใส่รหัสหนังสือนั้นลงไปในช่อง
รหัสหนังสือกด enter จะปรากฎชื่อและประวัติของหนังสือนั้น คลิกที่ปุ่ม DEL ลบข้อมูล หรือกด(F3) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการลบข้อมูลหรือไม่ อีกครั้ง ถ้าต้องการลบให้ OK ถ้าไม่ต้องการลบกด CANCEL
4. หากต้องการแก้ไขข้อมูลหนังสือ ให้ใส่รหัสหนังสือที่ต้องการนั้นลงไปในช่องรหัสหนังสือ
จะปรากฎชื่อและประวัติของหนังสือนั้น ทำการแก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการได้ คลิกที่ปุ่ม UPD ปรับปรุง หรือกด(F4) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการปรับปรุงข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าต้องการปรับปรุงให้ OK ถ้าไม่ต้องการกด CANCEL
5. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F12)
6. ถ้าต้องการทำรายการใหม่ให้กดปุ่ม ยกเลิก รายการใหม่ หรือกด (F5) แล้วทำซ้ำข้อ2-5TIP
ช่องผู้แต่งสำนักพิมพ์ สามารถกดชื่อย่อหน้าแล้วกดลูกศรเลื่อนลงเพื่อแสดงรายการที่มีอยู่
และสามารถกดลูกศรเลือนลงที่คีย์บอร์ดเพื่อทำงานร่วมกันได้
การแจ้งหนังสือหาย – เรียกหนังสือเล่มนั้นขึ้นมาพร้อมกดปุ่มยืนยันการสูญหาย
การเพิ่ม สำนักพิมพ์ ผู้แต่ง ประเภทหนังสือ
- ข้อมูลสำนักพิมพ์ เป็นการกำหนดชื่อสำนักพิมพ์เพื่อการกรอกข้อมูลเวลาทำรหัสหนังสือใหม่และการค้นหาหนังสือจะทำได้ง่ายขึ้น
- ข้อมูลผู้แต่งหนังสือ เป็นการกำหนดข้อมูลของผู้แต่งหนังสือ เพื่อการกรอกข้อมูลเวลาทำรหัสหนังสือใหม่และการค้นหาหนังสือจะทำได้ง่ายขึ้น
- ประเภทหนังสือ เป็นการจัดกลุ่มของหนังสือว่าอยู่ในประเภทใดเพื่ใช้ในการทำรหัสหนังสือ เช่น กลุ่มการ์ตูนชาย กลุ่มนิตยสาร ฯลฯ
- ข้อมูลสมาชิก เป็นการเรียกดูข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสมาชิก หน้าจอปรากฏเหมือนการเพิ่มสมาชิกใหม่ ซึ่งสามารถปรับปรุงแก้ไขและลบ ได้ การเพิ่มสมาชิกใหม่
1. การกำหนดรหัสสมาชิก เราสามารถกำหนดตามที่ต้องการได้
ซึ่งจะรองรับกับการใช้รหัสบาร์โค๊ดทำบัตรสมาชิกแก่ลูกค้าจึง(แนะนำว่าควรใช้งานที่ หลักใช้เมาส์คลิกที่ช่องรหัสสมาชิกให้ปรากฎเคอร์เซอร์ที่ช่องว่างพิมพ์รหัสสมาชิกลงในช่องว่าง
2. กรอกข้อมูลเกี่ยวกับประวัติของสมาชิกให้ครบทุกช่อง เพื่อความสะดวกในการติดตามลูกค้าในกรณีที่เกิดปัญหาต่างๆ
3. เมื่อกรอกเรียบร้อย ทำการบันทึกข้อมูลโดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม SAVE เก็บข้อมูล หรือกด(F2)
4. หากต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่คนต่อไป ให้คลิกที่ปุ่ม ยกเลิก รายการใหม่ หรือกด(F5)
(โปรแกรมจะตั้งรหัสสมาชิกให้อัตโนมัติซึ่งจะต่อจากสมาชิกรายล่าสุดแล้วทำซ้ำข้อและ4
5. หากต้องการลบ สมาชิก ออกจากโปรแกรมให้ใส่รหัสสมาชิกนั้นลงไปในช่องรหัสสมาชิก
หรือชื่อสมาชิกในช่องชื่อสมาชิกแล้ว กด enter จะปรากฎชื่อและประวัติของสมาชิกรายนั้น คลิกที่ปุ่ม DEL ลบข้อมูล หรือกด(F3) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการลบข้อมูลหรือไม่ อีกครั้ง ถ้าต้องการลบให้ OK ถ้าไม่ต้องการลบกด CANCEL
6. หากต้องการแก้ไขข้อมูลสมาชิก ให้ใส่รหัสสมาชิกที่ต้องการนั้นลงไปในช่องรหัสสมาชิก
หรือชื่อสมาชิกในช่องชื่อสมาชิกแล้ว กด enter จะปรากฎชื่อและประวัติของสมาชิกรายนั้น ทำการแก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการได้ คลิกที่ปุ่ม UPD ปรับปรุง หรือกด(F4) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการปรับปรุงข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าต้องการปรับปรุงให้ OK ถ้าไม่ต้องการกด CANCEL
7. ถ้าต้องการดูข้อมูลรายชื่อและรหัสสมาชิกทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่ม ALL ข้อมูลทั้งหมด หรือกด(F1)
8. กลับเข้าสู่เมนูหลักกดปุ่ม ปิดกลับเมนูหลัก หรือกด (F12)
- ข้อมูลค่าใช้จ่าย เป็นการบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับร้าน และใช้ตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลได้
ดังรูป

วิธีการใช้งาน 
- เลือกประเภทค่าใช้จ่าย แล้วตามด้วยใส่รายละเอียดค่าใช้จ่าย ตามด้วยจำนวนเงินหลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว กดบันทึกเพื่อจัดเก็บข้อมูล
- ปุ่มลบ เพียงกดชื่อที่ค่าใช้จ่ายจะลบจนข้อมูลกลับมาแสดงที่ช่องรายละเอียดก็สามารถกดลบข้อมูลได้
- ปุ่มปรับปรุง เพียงกดชื่อที่ค่าใช้จ่ายจะปรับปรุง จนข้อมูลกลับมาแสดงที่ช่องรายละเอียด ก็สามารถกรอกข้อมูลใหม่เพื่อปรับปรุงจพนวนราคาได้แล้วกดปุ่มปรับปรุง
- การเพิ่มประเภทค่าใช้จ่ายสามารถ กดที่ปุ่ม เพิ่มชื่อค่าใช้จ่ายได้ ตามรูป
- ปุ่มยกเลิก เป็นเพียงปุ่มกดล้างข้อความในช่อง
- ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
- กำหนดรหัสผู้ใช้ เป็นการกำหนดผู้ใช้งานโปรแกรมนี้ ซึ่งเจ้าของร้านจะต้องกำหนดเป็นsupervisor ซึ่งจะมีหน้าที่ควบคุมและตรวจสอบข้อมูลได้ลึกกว่าผู้ดูแลร้านทั่วไปหรือลูกจ้าง รหัสผู้ใช้งาน คือusername หรือรหัสที่ใช้งานที่จำง่าย ส่วนรหัสผ่านสำหรับเข้าสู่ระบบควรตั้งเฉพาะแต่ละรหัสผู้ใช้งานเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูล ใส่ชื่อ สกุลจริงของผู้ใช้งานให้ตรงกับรหัสผู้ใช้เพื่อใช้ในการตรวจสอบว่าใครเป็นผู้ใช้งานระบบขณะนั้น (สำหรับลูกจ้างไม่ต้องใส่รหัส supervisor )เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยต้องจัดเก็บข้อมูลทุกครั้ง ซึ่งในส่วนนี้สามารถ แก้ไขปรับปรุง ลบข้อมูล เพิ่มรายการใหม่ได้
ดังรูป
- เปลี่ยนรหัสผ่าน supervisor ในส่วนนี้เป็นส่วนเฉพาะของเจ้าของร้านเท่านั้นที่ทราบรหัสsupervisor เดิม แล้วต้องการเปลี่ยนรหัส supervisor ใหม่
ดังรูป

วิเคราะห์ข้อมูลประจำวัน

ในส่วนนี้จะใช้งานได้เฉพาะผู้ที่มีรหัส Supervisor เท่านั้น กำหนดวันที่ต้องการสอบถาม เพื่อ
สอบถามการทำงานโดยละเอียดของผู้ใช้ระบบในส่วนต่างๆ(สามารถป้องกันการทุจริตของลูกจ้างได้ดังนี้
หนังสือออกจากร้าน/รับเงินประกันหนังสือ
หนังสือออกจากร้าน ซึ่งแสดง รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ สมาชิก ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้
- รับเงินประกันหนังสือ ซึ่งจะแสดง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก เงินประกัน ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
สอบถามหนังสือคืน/คิดค่าเช่า/คืนเงินประกันประจำวัน
- หนังสือคืนเข้าร้าน เป็นการรายงานหนังสือที่คืนเข้าร้านอย่างละเอียด ซึ่งจะแสดง รหัส ชื่อหนังสือ สมาชิก ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
- รับค่าเช่าหนังสือ เป็นการรายงานการรับค่าเช่าหนังสือที่เข้าร้านอย่างละเอียด ซึ่งจะแสดง รหัส ชื่อสมาชิก รับค่าเช่า ให้ส่วนลด ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
- คืนเงินประกันหนังสือ เป็นการรายงานการคืนเงินประกันแก่สมาชิกโดยละเอียดซึ่งแสดง รหัส ชื่อสมาชิก เงินประกัน ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
สอบถามการทำงานโดยละเอียดผู้ใช้ระบบ
เป็นการตรวจสอบการทำงานของผู้ใช้งานระบบหรือลูกจ้างโดยละเอียดนั่นเอง โดยใช้
ข้อมูลรหัสผู้ใช้ระบบหรือชื่อผู้ใช้ แล้วทำการตรวจสอบ ได้ดังนี้
- ข้อมูลหลักระบบ เป็นการแสดงตารางการรับงาน ดังนี้
1. แฟ้มข้อมูล : (ตัวอย่างเพิ่มข้อมูลประเภทการเช่า
2. รายละเอียด : (ตัวอย่าง)บัตรข้าราชการ
3. เวลา : (ตัวอย่าง) 11:16
- รายการประจำวันหนังสือ เป็นการแสดงการทำรายการประจำวันของผู้ใช้ เกี่ยวข้องกับสมาชิกใดบ้าง แสดงตารางการทำงาน ดังนี้ รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ สมาชิก เช่า/คืน เวลา
- รับ/คืนเงินประกันหนังสือ เป็นการแสดงการทำรายการ การรับ/คืนเงินประกันหนังสือ โดยแสดงเป็นตาราง โดยมี รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก เงินประกันรับ เงินประกันคืน เวลาที่ใช้งาน
- รับค่าเช่าหนังสือ เป็นการแสดงการทำรายการการับเงินจากลูกค้าของลูกจ้างหรือผู้ใช้ระบบ โดยแสดงเป็นตาราง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก รับค่าเช่า ส่วนลด เวลา
- ตรวจสอบประวัติของหนังสือ
ว่าถูกยืมไปโดยผู้เช่าคนไหนบ้าง
- รายงานการรับค่าเช่าของพนักงาน เป็นการสรุปการรับเงินของพนักงานใช้ระบบ สารามถตรวจสอบโดยกำหนดเป็นช่วงวันได้
ภาพรวมกิจการตรวจสอบระบบได้ในหน้าเดียวกัน
การกำหนดโปรโมชั่น
1.โปรโมชั่นวันเช่า
วิธีการใช้งาน
- การกำหนดเรต 1 คือการเปิดเงื่อนไขแรก
อาทิ เรตที่1 ค่าเช่า เกิน 30 บาท สามารถเช่าหนังสือได้จำนวนรวม 3วัน
เรตที่สอง หาก เกิน50 บาท สามารถเช่าได้ 5 วัน
หากไม่ต้องการใช้โปรโมชั่นนี้ ให้ตั้งค่า ที่ค่าเช่าเกินที่ 999 ทั้งสองเรต
2.โปรโมชั่นพิเศษเช่าร้านเดียวกันทั้งร้านและกำหนดเล่มแถม
- การใช้งาน เพียงกดปุ่ม เพื่อเปิดสถานการณ์ใช้งาน
ราคาค่าเช่าทั้งร้านจะเป็นราคาที่กำหนดดั้งรูปกับหนังสือทุกเล่ม
ที่ราคา ดังภาพตัวอย่างที่
ค่าเช่า 2 บาท ทุกเล่ม
ยืมได้จำนวน 2 วันทุกเล่ม
ค่าปรับราคา 1บาททุกเล่ม
ทั้งนี้ทั้งสามารถกำหนดการใช้งานเองได้ อิสระตามโปรโมชั่นที่ท่านได้กำหนดเอง
- ระบบจำนวนยืม
ดั้งรูปกำหนดให้ยืมจำนวน5 เล่มฟรี1 เล่ม ท่านสามารถกำหนดเปลี่ยนได้เองอิสระ
หลังจากเปลีร่ยนแปลงให้ทำการกดปุ่มบันทึก เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงโปรโมชั่นของร้านท่าน
3.กำหนดแต้มสะสมจากราคาค่าเช่า
ดังรูป
- ทุกค่าเช่า 10 บาท สมาชิกจะได้แต้มสะสม 1 แต้มท่านสามารถเปลี่ยนแปลงได้เองอิสระ
อาทิ ยอดค่าเช่าสมาชิก 1000 หากท่านตั้ง 10บาทต่อ 1แต้ม สมาชิกท่านนี้จะมี 100 แต้ม
หากวันใดท่านกำหนดแต้ม 1บาท ต่อ1 แต้ม สมาชิกท่านนี้จะมี 1000 แต้มในระบบ
หากต้องการยืนยันการเปลี่ยนแปลง
กดปุ่มบันทึก
4.การกำหนดของรางวัล
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
- กำหนด รหัสรางวัล ตามด้วยชื่อ รางวัล และจำนวนแต้มที่ใช้แลกรางวัล
- กดปุ่มบันทึกเพื่อรางวัลเข้าสู่ระบบ
- หากต้องการลบรางวัล ให้ทำการกดที่ชื่อรางวัลที่แสดงในรายการโดยการคลิ๊กที่ชื่อรางวัล จนชื่อรางวัลแสดงในช่องชื่อรางวัล แล้วทำกด กดปุ่มลบ
- ปุ่มยกเลิก เป็นเพียงปุ่มกดล้างข้อความในช่อง
- ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
4.การกำหนดวันหยุด
ดังรูป








วิธีการใช้งาน

- เลือกปฏิทินกำหนดวันที่ต้องการหยุด แล้วกดบักทึก (สามารถบันทึกล่วงหน้าตามวันที่ต้องการได้)
- ปุ่มค้นหา หากเรากดปุ่มจะแสดงรายละเอียดวันที่เราได้กำหนดวันหยุดไว้ทั้งหมด
- ปุ่มลบ ท่านสามารถค้นหาวันหยุดจากปุ่มค้นหา แล้วทำการคลิ๊กวันหยุดที่ต้องการจะลบ แล้วลบวันที่เราหยุดได้
- ปุ่มยกเลิก เป็นเพียงปุ่มกดล้างข้อความในช่อง
- ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
5.กำหนดเปลี่ยนแปลงราคาทั้งหมด
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
- เลือกประเภทหนังสือที่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลงราคา
- ราคาปก ให้เปลี่ยนแปลงเฉพาะประเภทนี้ที่มีราคาปกที่กำหนด เช่นในรูป 40 บาท
- ให้เป็น ค่าเช่า ยืม:วัน ค่าปรับ ตามที่กำหนด
- กดปุ่มดำเนินการเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
- ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
5.กำหนดแต้มสะสมใหม่
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
- ใส่รหัสเจ้าของกิรการให้ถูกต้อง หากไม่ถูกต้องโปรแกรมจะแจ้งเตือน
- กดยืนยันการตั้งค่าใหม่
ระบบจะทำการ รีเซตค่าเช่าสะสมสมาชิกทุกราย เท่ากับ 0
- -ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
รายงานการวิเคราะห์
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
- กดปุ่มแสดงเพื่อแสดงรายงานจากการค้นหานั้นๆ หากต้องการแสดงรายชื่อหนังสือทั้งให้เว้นว่างไว้ทุกช่องแล้วกดปุ่มแสดง
- ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
ลบข้อมูลออกจากระบบ ส่วนนี้จะใช้งานได้เมื่อเข้าสู่ระบบโดยผู้ที่ใช้รหัส supervisor
เท่านั้น การใช้งานในส่วนนี้พึงระวังเพระาถ้าหากลบข้อมูลออกจากระบบแล้วนั่นหมายความว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบทุกอย่างถูกลบออกหมด
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
- ปุ่มลบคือการยืนยันการทำงาน
- ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
จบการทำงาน
Log-off ผู้ใช้ระบบ เป็นการออกจากระบบโดยผู้ใช้คนเดิม ซึ่งผู้ใช้ระบบคนต่อไปจะต้องทำ
การ Log-on เข้าสู่ระบบโดยใส่รหัสชื่อ รหัสผ่านระบบของตนเองลงไปเพื่อใช้งานระบบ
ออกจากโปรแกรม เป็นการจบการทำงานของระบบ หรือออกจากระบบ
BkrentGroup Software & Service
ระบบสำรองข้อมูล
-วีธีการใช้
ให้สร้างโฟลเดอร์ใน d: ชื่อ โฟลเดอร์ สำรองฐานข้อมูล
เมื่อกดสำรองข้อมูลข้อมูล จะทำการ copy มาไว้ที่
D:สำรองฐานข้อมูล
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
- กดทำงานเพื่อทำการสำรองข้อมูล หลังจากกดสำรองข้อมูล ถูกต้องจะแจ้งตามภาพว่า
เสร็จสิ้นขั้นตอนการสำรองไฟล์
ระบบยืม-คืน
เป็นระบบช่วยยืมคืนได้พร้อมกันโดยไม่ต้องปิดหน้าใดหน้าหนึ่งช่วยทำงานได้ตามภาพ
ส่วนขั้นตอนการทำงานเหมือนการยืมคืนแบบปกติ
ดังรูป


แหล่งที่มา:
http://itd.htc.ac.th/st_it50/it5012/P_1/DB/B5.htm

http://office.microsoft.com/th-th/access-help/HA001224247.aspx

pioneer.netserv.chula.ac.th/~lpoom/db.doc

http://www.main.bkrent.com/index.php?

option=com_content&view=article&id=11%3A2011-06-09-10-07-50


ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น